Styret bør legge til rette for at flest mulig aksjeeiere kan utøve sine rettigheter ved å delta i selskapets generalforsamling, og at generalforsamlingen blir en effektiv møteplass for aksjeeiere og styret, blant annet ved å påse at:

•	innkalling og saksdokumenter til generalforsamlingen, inkludert valgkomiteens innstilling er tilgjengelige på selskapets hjemmeside senest 21 dager før generalforsamlingen avholdes
•	saksdokumentene er utførlige nok til at aksjeeierne kan ta stilling til alle saker som skal behandles
•	påmeldingsfristen settes så nær møtet som mulig
•	styret og den som leder møtet legger til rette for at generalforsamlingen får mulighet til å stemme på hver enkelt av kandidatene til verv i selskapets organer
•	styret, valgkomiteen og revisor er til stede i generalforsamlingen
•	det foreligger rutiner som sikrer en uavhengig møteledelse i generalforsamlingen

 Aksjeeiere som ikke kan være tilstede på generalforsamlingen bør gis anledning til å stemme. Selskapet bør:

•	gi informasjon om fremgangsmåten for å møte ved fullmektig
•	oppnevne en person som kan stemme for aksjeeierne som fullmektig
•	utarbeide  fullmaktsskjema, som så vidt mulig, utformes slik at det kan stemmes over hver enkelt sak som skal behandles og kandidater som skal velges

Kommentar

Innkalling
Allmennaksjeloven og generalforsamlingsforskriften oppstiller frist for innkallingen, krav til innkallingens innhold og tilgjengeliggjøring av saksdokumenter. Etter allmennaksjeloven er fristen for innkalling til generalforsamling 21 dager. Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles, og forslag til vedtektsendringer skal gjengis. Etter generalforsamlingsforskriften skal de dokumenter som skal legges frem på generalforsamlingen holdes tilgjengelig på selskapets internettsider senest fra den 21. dagen før dagen for generalforsamlingen og frem til og med dagen for generalforsamlingen. I tillegg til lovgivningens krav bør selskapet på samme måte gjøre valgkomiteens innstilling tilgjengelig innen 21-dagers fristen.

Generalforsamlingsforskriften krever at innkalling og saksdokumenter gjøres tilgjenglig på selskapets internettsider uavhengig av om selskapet har benyttet lovens adgang til kun å gjøre saksdokumentene tilgjengelig på selskapets internettsider.

Anbefalingen om at generalforsamlingen bør få stemme over hver enkelt kandidat, gjelder for bedriftsforsamling, styre, valgkomité og eventuelle andre organer som generalforsamlingen velger medlemmer til. Anbefalingen innebærer ikke at man alltid må organisere skriftlige avstemninger.

Deltakelse uten tilstedeværelse
Loven åpner for flere fremgangsmåter for at aksjeeiere kan delta og stemme på generalforsamling uten å være tilstede. Forutsatt at lovgivningens krav til forsvarlig og sikker gjennomføring av generalforsamlingen, kontroll med stemmegivning og autentisering av avsender kan oppfylles, bør selskapet legge til rette for at aksjeeierne,  som alternativ til å stemme ved møtende fullmektig, kan avgi stemme på én eller flere av følgende måter:

•	at fullmakt kan legges frem ved bruk av elektronisk kommunikasjon
•	at aksjeeierne kan delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler, herunder avgi stemme elektronisk
•	forutsatt at det er fastsatt i vedtektene, at aksjeeierne kan avgi stemme skriftlig, herunder elektronisk, i en periode før generalforsamlingen.

Fullmaktsskjema utarbeidet av selskapet bør utformes på en slik måte at det kan stemmes over hver enkelt sak og kandidat. Videre bør det klart fremgå av fullmaktskjemaet eller retningslinjer hvordan fullmektigen skal stemme dersom det ikke foreligger instruks på ett eller flere punkter, ved endring av forslag og nye forslag.

Styrets, valgkomiteens og revisors deltakelse
Styreleder og leder av bedriftsforsamlingen skal etter allmennaksjeloven være til stede på generalforsamlingen. Andre styremedlemmer har rett til å være til stede. Generalforsamlingen er hovedmøteplass for aksjeeiere og deres tillitsvalgte. Derfor bør hele styret være til stede på generalforsamlingen. Tilsvarende bør revisor være til stede. Det bør legges til rette for dialog med aksjeeierne på generalforsamlingen.

Valgkomiteen bør likeledes være til stede på generalforsamlingen for å fremlegge sin innstilling og svare på spørsmål.

Møteledelse og protokoll
Etter allmennaksjeloven åpnes generalforsamlingen av bedriftsforsamlingens eller styrets leder eller den bedriftsforsamlingen/styret har utpekt. Generalforsamlingen velger møteleder. Vedtektene kan fastsette hvem som skal være møteleder. Den vedtektsfestede møteleder skal i tilfelle også åpne generalforsamlingen. Den som åpner generalforsamlingen, vil i praksis avklare spørsmål knyttet til stemmerett.

Etter anbefalingen bør styret legge opp til rutiner som sikrer en uavhengig møteledelse. Styret bør vurdere hvordan uavhengig møteledelse best kan ivaretas ut fra selskapets organisering og aksjeeierstruktur. Hvorvidt dette gjøres gjennom vedtektsbestemte ordninger , eller at den som åpner generalforsamlingen fremlegger konkrete forslag til en uavhengig møteleder, vil være opp til styret.

Det følger av allmennaksjeloven at generalforsamlingsprotokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet. Protokollen skal gjøres tilgjengelig på selskapets internettside innen 15 dager etter generalforsamlingen.

Aksjeeier som er innført i aksjeeierregisteret, eller har meldt og godtgjort sitt erverv, og dette ikke hindres av vedtektsbestemmelser om samtykkekrav, forkjøpsrett, eller manglende innføring i aksjeeierboken senest på registreringsdatoen, kan utøve aksjeeierrettigheter, herunder møte på generalforsamlingen, jf. asal. § 4-2 (1), jf. § 5-2. Dersom selskapet har innført registreringsdato i vedtektene etter asal. § 4-2 (3) avskjærer det mulighet for melding og godtgjøring av aksjeerverv. Asal. § 5-2 gir også rett til å møte med fullmektig og rådgiver. Skriftlig og datert fullmakt kan legges frem ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom det benyttes betryggende metode for å autentisere avsenderen. Innkallingsfristen i børsnoterte selskaper er normalt 21 dager, med mindre lengre frist er fastsatt i vedtektene eller selskapet har adgang til å sette kortere frist, jf. asal. § 5-11 b. For behandling av vedtektsfestede tiltak ved overtakelsestilbud gjelder særskilte innkallingsfrister, jf. verdipapirhandelloven § 6-17. I vedtektene kan det fastsettes at aksjeeiere som vil delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en frist som ikke kan utløpe tidligere enn 5 dager før møtet, jf. asal.§ 5-3. Krav til innkallingens innhold følger av asal. § 5-10, § 5-11b, forskrift av 6. juli 2009 nr. 983 (generalforsamlingsforskriften) § 2 og verdipapirhandelloven § 5-9 annet og tredje ledd. Selskapet skal senest fra den 21. dagen forut for generalforsamlingen holde tilgjengelig visse opplysninger på sine internettsider, jf.  generalforsamlingsforskriften § 3 Styreleder skal være tilstede på generalforsamlingen, jf. asal. § 5-5. Andre styremedlemmer kan være tilstede. Revisor skal møte når de saker som behandles er av en slik art at dette må anses som nødvendig, jf. asal. § 7-5. Generalforsamlingen åpnes av styrets leder eller den styret har utpekt, jf. asal. § 5-12. Har selskapet bedriftsforsamling, åpnes generalforsamlingen av bedriftsforsamlingens leder eller annen person utpekt av bedriftsforsamlingen. Er det fastsatt i vedtektene hvem som skal være møteleder, åpnes generalforsamlingen av møteleder. Aksjeeiere som representerer mer enn en tjuedel av aksjekapitalen kan senest syv dager før generalforsamlingen avholdes, kreve at tingretten utpeker den som skal åpne generalforsamlingen, jf. asal. § 5-12 annet ledd. Styret kan iht. asal. § 5-8 a, beslutte å åpne for elektronisk deltagelse og stemmegivning på generalforsamlingen. Loven stiller krav til at generalforsamlingen kan avholdes på en forsvarlig måte, og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Videre må systemene sikre at deltagelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte og at det benyttes betryggende metode for å autentisere avsenderen. Tilsvarende er det iht. asal. 5-8 b adgang for i vedtektene å åpne for førtidig stemmegivning, skriftlig eller elektronisk, i en periode forut for generalforsamlingen. Forutsetningen er at det benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. Selskapet skal innen 15 dager etter generalforsamlingen offentliggjøre utfallet av avstemningene på generalforsamlingen på sine internettsider, jf. generalforsamlingsforskriften § 4. Dersom selskapet plikter å ha revisjonsutvalg, skal revisjonsutvalgets uttalelse om forslaget til revisor forelegges generalforsamlingen før valget, jf. asal. § 7-1.